לעתים קרובות מדי, מתכננים ומשתתפים של חשיבה פנימית בחברה המתבצעת מחוץ למשרד, מתייחסים לפעילויות אלה כאל מפגש צוות נוסף, רק עם תוספת הבונוס של ארוחת ערב טובה או סבב גולף. עם זאת, זוהי הזדמנות מצוינת לבנות את התרבות הארגונית על ידי הרחקת הצוות מהלחצים היומיומיים שלהם כדי לחשוב על הארגון בכללותו - הרחק מסביבת המשרד המוכר. ובכל זאת, רבים ממפגשי ההתמקדות הארגוניים האלה לא מועילים או שאין להם השפעה מתמשכת. למה? כי הם דורשים כמות ניכרת של מחשבה ותכנון כדי להצליח - זמן שלארגונים רבים פשוט אין. המבנה של מפגש חשיבה פנימית ארגונית חשוב באותה מידה כמו הלוגיסטיקה, כגון המקום, סדר היום והנסיעות, כדי להבטיח לעובדים לעסוק בסדר היום וחשוב יותר, אחד בשני. התוכנית וסדר היום היא הדרך שלכם הן במשיכת תשומת הלב של העובדים שלכם והן בשמירתם מעורבים במהלך החשיבה הפנימית. גיבוש תכנית ומטרות המוגדרות ליום זה חשוב מאוד ומניע תוצאות. חישבו על מה שאתם רוצים להשיג, התנהגויות שאתם רוצים לפתח, או את הדינמיקה שאתם מעוניינים לשנות, ווודאו שהם מוגדרים היטב מראש. הניסיון הוכיח לנו שבעוד רבים מעדיפים יום שזורם בחופשיות עם נושאים רחבים לדיון, זה בדרך כלל לא מוביל לשיחות פרודוקטיביות. סדר יום שפותח הוא הרבה יותר יעיל, ומשולב במטרות ותוצאות ברורות של כל פעילות. כל המשתתפים צריכים להיות מסוגלים להבין בקלות כיצד הדיונים שלהם יעזרו להם להעביר את הארגון לקראת מטרותיו האולטימטיביות. כאשר מחפשים להגדיל את המעורבות של העובדים בחשיבה פנימית ארגונית, תמיכה והשתתפות של מנהלים בכירים יכולים להשפיע על הצלחה או כישלון. שכן חברי צוות בכירים משפיעים מאוד בחברה, הם יכולים לשמש כדי להניע אחרים להשתתף, ולתת לפעילות החוץ משרדית תחושה חזקה יותר של חשיבות. אם העובדים מעורבים באופן פעיל, סיכוי יותר סביר שמה שיפיקו מהפעילות יישאר איתם כאשר הם יחזרו למקום העבודה [rl1] כיצד לערב עובדים מחוץ למשרד? גיוס מדריכים אורחים או דוברים מעוררי מוטיבציה היא דרך מצוינת לעורר דיונים ולבדל את מפגש החשיבה הפנימית של החברה ממפגשים קבועים אחרים. עם זאת, אתם צריכים לוודא שהם מתאימים לצוות שלכם ולא רק נציגי "שם מותג". דיון במטרה הכללית או במטרה של מפגש החשיבה שלכם עם הדוברים גם מאפשר להם להתאים את המצגת באופן אישי, כך שהם יכולים לעלות על הציפיות שלכם. השגת מסקנות מרגשות יותר (או לא קונבנציונאליות) הוא מניע חשוב להצלחה הצוות מחוץ למשרד. אין להזניח פעילויות גיבוש צוות מהנות, במיוחד כאשר המשתתפים צפויים לשבת בפגישות ארוכות. פעילויות מעוררות, מפגשי 'פריצה' אינטראקטיביים, או תוספות חדשניות נוספות לתוכנית, יכולים לעזור לשבור את היום ולעודד מוטיבציה - אלה יכולים לנוע בין שוברי קרח מוסיקליים, תחרויות או טורנירים מלאים. בארגונים גדולים יותר, כל אלה יעילים לעידוד אינטראקציה בין חברי צוות שאינם מתקשרים בדרך כלל. הבאת מנחה חיצוני לתכנן ולהפעיל את היום, כגון Team Building Asia, יכול להיות בעל ערך עבור מפגש חשיבה צוותי. הצוות החיצוני חופשי להעריך ולחקור את התהליך באופן מלא ללא כל רעיונות קבועים מראש על הדינמיקה הקבוצתית בחברה. הם יהיו חלק אידיאלי מתהליך התכנון, כך שהם יכולים להכיר את העסק ואת המטרות שלו כדי לוודא שהיום הוא בעל השפעה. כדי להבטיח את העבודה הקשה מחוץ למשרד לא תתפוגג, חשוב ליצור תכנית ברורה של הצעדים הבאים והזדמנויות למשוב לאחר יום הפעילות, לגבש את כל ההערות והפעולות למסמך אחד ולהפיץ לכל המשתתפים. הקפידו גם להעריך את מפגש החשיבה של החברה, לבחון את ההצלחה ואת הכשלים, וגם הצעות לשיפורים לפעם הבאה. דברים מרכזיים שלוקחים למשרד מהמפגש השקעת זמן ומאמץ בתכנון מפגש חוץ משרדי מעניין המערב וכולל את כל העובדים באמת יכולה להשפיע על הבדל עצום בתוצאת היום. למפגש חשיבה צוותי מוצלח יכולה להיות השפעה רבה יותר על הארגון, ביצירת דרכים חדשות לתקשר ובשינוי חיובי וארוך טווח בדינמיקת הצוות. סטיוארט האריס הוא המייסד ומנהל של Catalyst Hong Kong & China, Team Building Asia
